LOU-upphandling av telefoni – komplett checklista

1. Förstudie & RFI

• Kartlägg nuläge: antal anknytningar, samtalsvolym, befintliga integrationer.
• Genomför en RFI mot 3–5 marknadsaktörer för att kalibrera krav.
• Bestäm om ni vill ha ren molnväxel, hybrid eller behålla lokal PBX.

2. CPV-koder & annonsering

• CPV 64210000 – telefon- och datatransmission.
• CPV 32550000 – telefoniutrustning.
• CPV 79512000 – kundkontaktcenter.
• Annonsera i TED om värdet överstiger tröskelvärdet (ca 1,5 MSEK för statliga, 2,3 MSEK för kommunala).

3. Ska-krav som faktiskt behövs

• GDPR-konform samtalsinspelning med lagringspolicy.
• SLA på minst 99,9 % – se vår sida om driftsäkerhet.
• Datacenter inom EU/EES.
• Stöd för SIP-trunk mot befintlig utrustning.
• Tillgänglighet enligt WCAG 2.1 AA för administrativa gränssnitt.

4. Bör-krav som ger mervärde

• AI-receptionist och röstbot.
• Integration mot Teams, journalsystem och CRM.
• Avancerad svarsgrupps-logik och köstatistik.

5. Utvärderingsmodell

Renodlat lägsta pris är sällan bäst för telefoni. Använd bästa förhållande pris/kvalitet där kvalitetspoäng (50–60 %) sätts på funktioner, support och referenser.

6. Tidplan

• Förstudie & RFI: 4–8 veckor.
• Skriva förfrågningsunderlag: 3–4 veckor.
• Anbudstid: minst 30 dagar.
• Utvärdering & tilldelning: 3–6 veckor.
• Avtalsspärr: 10 dagar.
• Implementation & portering: 6–12 veckor.

7. Vanliga fallgropar

• Krav som låser in en specifik leverantör (t.ex. specifika produktnamn).
• Glömma migreringsplan och portering av nummer.
• För korta optioner – AI-utvecklingen går snabbt, undvik 5-årsavtal utan exit.

Tips för leverantörer

Bevaka kommande telefoni-upphandlingar i realtid via Upphandla.io – då hinner ni svara på RFI:er och påverka kravbilden innan underlaget är låst.

Vanliga frågor