GDPR & telefonväxel – så gör du rätt

Vad räknas som personuppgift i en växel?

• Inkommande och utgående telefonnummer.
• Samtalshistorik kopplad till en person eller anställd.
• Röstinspelningar och röstbrevlådor.
• Logguppgifter kring vem som svarade och hur länge.

Laglig grund för inspelning

De två vanligaste grunderna är samtycke (informera och be om bekräftelse) eller berättigat intresse (kvalitet, tvistlösning) – men då krävs intresseavvägning. Informera alltid den uppringande i välkomstmeddelandet att samtalet kan spelas in.

PuB-avtal med växelleverantören

Leverantören är ditt personuppgiftsbiträde. Säkerställ att avtalet specificerar:

• Vilka uppgifter som behandlas och i vilket syfte.
• Var data lagras (helst inom EU/EES).
• Underbiträden och tredjelandsöverföring.
• Säkerhetsåtgärder, kryptering och åtkomststyrning.
• Rutiner vid incident och radering.

Praktiska rutiner att sätta direkt

1. Begränsa vem som får lyssna på inspelningar (rollbaserad behörighet).
2. Sätt automatisk radering efter 30–90 dagar.
3. Logga åtkomst till inspelningar.
4. Skriv in växeldata i registerförteckningen.
5. Informera anställda – internsamtal kan också vara personuppgifter.

Vanliga frågor om GDPR & växel